Menangani keseimbangan hidup.

Manusia menjalani hidup dengan berbagai kecenderungan dan hasrat. Kduanya merupakan software penting bagi manusia yang telah dianugrahkan oleh Allah SWT sehingga perlu adanya keseimbangan antara berbagai aktifitas.
Manusia mempunyai rencana dan cita-cita. “Cita-cita adalah keinginan yang tidak terbatas“, demikian ungkapan Asy-syahid Imam Hasan Al-Bana dan cita-cita tersebut harus direalisasikan secara adil, proporsional dan seimbang. Istilah keseimbangan biasa diartikan dengan istilah “Tawazun” yang berasal dari kata “Al-waznu (=keseimbangan, pelurusan dan kesungguhan) dan istilah “At-tanazu” (=ketertarikan, hasrat, merindukan atau condong pada sesuatu). Jadi tawazun bisa diartikan “memberikan sesuatu haknya tanpa ada penambahan dan pengurangan” (Aqil Musa, 2001:1)
Ibnu Jauzi mengomentarinya :”Betapa sulitnya melanggengkan qiyamulail sambil mewujudkan pola sifat wara dan tetap mengeluti dunia ilmu dengan mengarang, menulis dan berkreasi. Betapa menyesalnya ketika aku tidk mampu menyempatkan dri berkholwat menyendiri bermunajat kepada Allah karena disbukan oleh urusan mengajar dan berbaur dengan sesama manusia. Betapa lemahnya nilai wara ketika bercampur dengan mencari nafkah untuk berkeluarga. padahal aku telah merelakan tersiksa karenanya..”
Seorang Aktifis gimana bisa skala prioritas.
Aktifis sebagai seseorang yang bekerja aktif mendorong pelaksanaan suatu atau berbagai kegiatan dalam organisasinya. mereka selektif dalam memilih organisasi, bukan sekedar mencari kegiatan semata tapi didlaamnya harus ada nilai yang bisa memperkokoh pribadinya. lalu seimbangakan berbagai aktifitas sesuai dengan skala prioritasnya dengan berbagai kecenderungan :
• Kecenderungan menutut ilmu, seorang aktifis harus menjaga keseimbangan antara semangat menuntut ilmu dengan menyucikan hati. sebab bila tidak seimbang bisa menyebabkan jiwa ekstrim, pemberontak dan terlalu percaya diri sehingga akan melupakan konsep spiritual. Sebaliknya terlalu tekun untuk menghaluskan hati akan mewarisi sifat penakut dan malas bahkan merasa puas dengan apa yang diterimanya.
• Kecendrungan beribadah dengan aktifitas sehari-hari. sangat riskan aktifis tidak pernah mengkaji ilmu agama dan menyepelekan ibadah sehingga berakibat hatinya hampa.
• kecenderungan berorganisasi tetapi melupakan hak-hak orang disekeliling kita. keluarga harus dipenuhi haknya untuk mendapat perhatian dan keluarga bisa dijadikan sebagai motivator dan alat kontrol keseimbangan aktifitas kita.
• kecenderungan akan popularitas dengan keharusan tanpil sebagai pemimpin, hal ini berkaitan dengan nilai keikhlasan dalam berorganisasi.
Beberapa kaidah bagi seorng aktifis :
pertama, persipan pribadi yang jelas visi dan misi dalam berorganisasi dengan modal seperti : proaktif, displin dalam komitmen, selalu menghatur strategi, mau mengoreksi dan dikoreksi, tegas dan banyak aksi, bisa menjadi contoh prilaku, bertanggungjawab dan optimis serta memahami agama dengan baik.
kedua, memahami kemampuan dan keterbatasan sendiri (kemmpuan inteletual dan emosional perlu dibina dengan melakukan sesuatu sesuai dengan batas kemapuan)
ketiga, optimalkan pengunaan waktu dan cita-cita tinggi (permasalahan awal dari ketidakmampuan adlah buruknya manajemen waktu dan rendhnya dorongan berprestasi, rasa puas dan cukup dengan kondisi keimanan dan kualitas diri)
keempat, mengetahui skala prioritas (mengetahui urutan maal dan prioritas serta mengklasifikasikan berbagai masalah sehingga terhindar dari ketidakteraturan kegitan)
kelima, tidak terburu-buru menghadapi sesuatu segera terwujud. (harus dibedakan antara tergesa-gesa dan semangat, militansi dan etos kerja)
keenam, melihat secara utuh persolan( setiap orang menginginkan keseimbangan dalam hidupnya, ia harus menyelmatkan akalnya dari cara pandang sempit sebab akan melemahkan fungsi akal sendiri, mematikan daya kreatifitas manusia, menyeret kejalan latah serta menghalang untuk memperoleh manfaat orang lain)
Seorang aktifis bila digambarkan seekor elang maka kepakan sayapnya adalah cermin kekhusuan, paduan antara keseriusan, kerja keras, kesungguhan dan konsentrasi yang mendlam. Tak ada ruang kosong antara idealisme dan realisme karena ujung tali kedunya telah tersimpul oleh ikatan thumuh. thumuh mereka telah menjelma menjadi padang luas yang kelelahan mengitarinya. “Bila jiwa itu besar, raga akan lelah mengikuti kehndaknya” Ibnu jauzi mengingatkan ” sesunguhnya ada sebagin kaum yang tidak rela pad dirinya, kecuali harus mencpai seluruh keutaman, mereka bersungguh-sungguh dalam setiap ilmu, ibadah, sabar dn istiqomah. ketika fisik telah lelah, maka semnaagt yang ad dihati merekalah yang menggnatikanya dan mereka saling berlomba dalam hal itu”
Referensi :
Manajemen tawazun dalam kehidupan muslim, Muhamamad bin Hasan bin aqil Musa, Al-Itishom, Jakarta, 2001.
Fiqih prioritas urustan amal yang terpenting dari yang terpenting, Dr Yusuf Qordhowi, Gema Insani press, jakarta, 2000.
Sabili no 5 th VIII, tanggal 23 agustus 2000
Al-Izzah no 20 th II, agustus 2001

Teknik mengelola rapat pimpinan

Secara general, rencana rapat harus memenuhi unsure 5W + 1H, yakni :

1. Why, mengapa rapat diselenggarakan
2. What, agenda rapat atau materi yang akan dibahas dalam rapat.
3. Who, siapa peserta rapat, ini menyangkut penetuan orang yang akan diundang rapat sesuai dengan materi rapat.
4. Where, di mana rapat akan diselenggarakan.
5. When, Kapan rapat akan diselenggarakan.
6. How, bagaimana rapat akan diselenggarakan. Formal atau non formal, terbuka atau tertutup.

Pengelolaan Konsumsi dan Akomodasi.

1. Sekecil dan se non formal apapun rapat yang diselenggarakan, urusan konsumsi dan akomodasi perlu mendapat perhatian. Berikut hal yang perlu diingat :
2. Konsumsi diberikan dalam setiap rapat. Pemberiannya tergantung pada sikon keuangan perusahaan, dan lama rapat yang digelar.
3. Jika rapat diacarakan kurang dari 3 jam, konsumsi cukup snack dan minuman teh/kopi. Tetapi jika berlangsung seharian, perlu diberikan beberapa penyajian konsumi. Biasanya penyajian makan siang (lunch), dan pemberian dua kali coffee break.
4. Coffee break pertama diberikan sejam setengah sebelum lunch ( biasanya jam 11 an). Coffee Break kedua diberikan sesaat sebelum sholat ashar, sekitar jam 3 an.
5. Jika rapat diselenggarakan di perusahaan, akomodasi biasanya berupa pemberian “uang transport” kepada peserta rapat. Tetapi jika rapat diselenggarakan perusahaan atau bahkan di luar kota , akomodasi diberikan dalam bentuk layanan pemberian penginapan gratis beserta uang transport.
6. Urusan penginapan ditangani langsung oleh perusahaan. Dalam hal ini yang melakukan reservasi tempat untuk rapat dan tempat unguk menginap, adalah sekretaris.





Pengelolaan Tempat Rapat.

Di manapun rapat dilaksanakan, sekretaris bertugas penuh mengatur dan menyiapkan tempat rapat.

1. Jika rapat diselenggarakan di perusahaan, sekretaris bertugas mempersiapkan ruangan yang akan dipakai rapat lengkap dengan semua perlengkapan pendukung rapat.
2. Jika rapat diselenggarakan di luar kantor, sekretaris juga yang bertugas mengurus reservasi tempat, dan memastikan perlengkapan rapat di ruangan/tempat yang akan digunakan rapat, benar-benar tersedia.

Mempimpin Rapat

Yang bertindak sebagai pemimpin rapat biasanya pimpinan perusahaan langsung. Namun tidak jarang karena berbagai pertimbangan, sekretaris diminta untuk memimpin rapat oleh

pimpinan.

Karena itu, mau tidak mau, sekretaris selain mampu dalam mengelola rapat, juga harus piawai memimpin rapat. Ada beberapa hal yang perlu disiapkan dalam memimpin rapat, yakni;

1. Memahami Tujuan rapat yang akan diselenggarakan.
2. Mengetahui wewenang dan tugas pemimpin rapat
3. Memahami Setiap acara rapat
4. Memahami Perencanaan prosedur rapat
5. Menghubungi/menyiapkan notulen rapat
6. Mengatur/memanage petugas konsumsi dan akomodasi
7. Mempersiapkan perlengkapan rapat
8. Memeriksa ruangan rapat.



Pimpinan rapat yang baik memenuhi criteria sebagai berikut ;

1. Berbicara spontan,
2. Mengemukakan gagasan cemerlang
3. Mampu memotivasi peserta rapat untuk aktif dalam rapat.
4. Mewakili kepentingan pimpinan dengan baik, sehingga tanpa kehadiran pimpinan, rapat tetap mencapai hasil sesuai dengan yang diharapkan.



Dari beberapa hal yang telah disampaikan tadi, ada dua hal yang harus senantiasa diperhatikan secara detail dan bahkan memerlukan bantuan penanganan pihak lain. Yakni :

1. Pengelolaan konsumsi dan akomodasi
2. Pengelolaan tempat rapat


Contoh Agenda Rapat Sehari
No Jam/Waktu Acara Petugas
1 08.30-09.00 Regristrasi peserta rapat Penerima tamu
2 09.00-09.05 Pembukaan Pembawa acara
3 09.05-09.15 Sambutan Pimpinan Perusanaan Pim.Perusahaan
4 09.15-10.30 Strategi Penjualan dan Pemasaran Manajer Pemasaran
5 10.30-10.40 Coffee Break I Konsumsi
6 10,40-12.00 Laporan Hasil Penjualan Manajer Penjualan
7 12.00-13.30 Lunch, Sholat Dhuhur Konsumsi/acara
8 13.30-15.15 Sessi Workshop Peserta rapat
9 15.15-15.30 Coffeee Break II
10 Strategi Pemasaran dan Penjualan 2008 Pim/wakil pimpinan Perusahaan
11 16.00 Penutup, Doa Acara